10 นิสัยของคนที่มีระเบียบเป็นระบบ

วันที่ 23 มีนาคม 2563 - 15:12 น.

คนที่มีระเบียบและมีระบบ (Organized  People) จริงๆ แล้วพวกเขาไม่ได้เกิดมาแล้วเป็นอย่างนั้นเลย หากแต่พวกเขาต้องปลูกฝังอุปนิสัยเพื่อให้มีสุขภาพที่ดีซึ่งจะช่วยให้พวกเขาเป็นคนมีระเบียบที่เรียบร้อยและเป็นระบบ

ดังนั้นถึงคุณจะคิดว่าคุณเป็นคนที่ไม่มีระเบียบและระบบ คุณก็สามารถเรียนรู้ที่จะเป็นคนมีระเบียบและระบบได้จากการวางแผนการกระทำต่างๆ การจดสิ่งต่างๆ ลงไปจนถึงการทิ้งสิ่งที่ไม่จำเป็นและการจัดระเบียบระบบสิ่งต่างๆ ที่สำคัญ คุณจะเป็นบุคคลที่มีระเบียบและระบบได้ตราบใดที่คุณมีความตั้งใจ มุ่งมั่นที่จะเรียนรู้และฝึกฝนอุปนิสัยที่สำคัญในการจัดระเบียบชีวิตให้มีระบบของคุณ มีดังนี้

 

1. เขียนบันทึกสิ่งต่าง ๆ  (Write Things Down)

พวกเราคงรู้จักใครบางคนที่จำวันเกิดทุกคนได้และส่งการ์ดสำหรับเทศกาลในทุกๆ วันหยุด ไม่ใช่ว่าพวกเขามีอำนาจพิเศษและก็ไม่ได้ใช้การท่องจำ การที่ต้องพยายามจดจำสิ่งต่างๆ นั้นไม่ได้ช่วยให้คุณมีระเบียบและระบบ ควรลองเขียนสิ่งต่างๆ ลงไป

ปากกาและกระดาษบางส่วนเป็นช่องทางในการให้จดจำสิ่งต่างๆ จากภายนอกได้มากขึ้น คุณสามารถใช้สมองดิจิทัลที่ทรงพลังและมีประสิทธิภาพนี้ได้ (this powerful Digital Brain)

การพยายามใส่วันสำคัญและการเตือนต่างๆ ไว้ในหัวของคุณนั้นจะทำให้ชีวิตของคุณยุ่งยากมากขึ้น ให้จดบันทึกทุกอย่างไม่ว่าจะเป็นรายการ shopping ต่างๆ สำหรับซื้อของเบ็ดเตล็ด ของขวัญวันเทศกาล ของตกแต่งบ้านและวันสำคัญๆ เช่นการประชุมและวันเกิด เพื่อเป็นการทดลองให้ลองจดชื่อผู้คนในไม่ช้าหลังจากที่คุณพบพวกเขา (เมื่อพวกเขาไม่ได้ดูอยู่ ณ ขณนี้) แน่ใจได้เลยว่าคุณจะจำชื่อคนได้เยอะกว่านี้

2. กำหนดการและกำหนดเวลาให้เป็นไปตามที่กำหนด (Make Schedules and Deadlines)

คนที่มีระเบียบและเป็นระบบจะไม่ทำให้เสียเวลา พวกเขาตระหนักดีว่าการจัดระเบียบสิ่งต่างๆ ให้เป็นระบบเพื่อดำเนินการควบคู่กันไปกับการทำงานอย่างมีประสิทธิผล พวกเขาทำกำหนดการและทำตารางเวลาตามกำหนดการที่วางไว้สำหรับแต่ละวันและแต่ละสัปดาห์ พวกเขามีการกำหนดเวลาเพื่อให้เป็นไปตามกำหนด (deadlines) และกำหนดเป้าหมาย และที่สำคัญที่สุดคือพวกเขาทำตามนั้น

ในทำนองเดียวกันการใช้ชีวิตที่ยุ่งเหยิงคุณจะไม่มีเวลาหรือพื้นที่ว่างในการกำหนดเวลาที่เป็นเส้นตายที่ต้องทำให้สำเร็จหรือบรรลุเป้าหมายเพื่อเป็นการทดลองให้ดูไปที่ถังลิสต์รายการของคุณหรือที่คุณทำมันขึ้นมา เขียนสิ่งที่คุณต้องการให้บรรลุผลในปีนี้หรือในชีวิตของคุณ จากนั้นจดบันทึกสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อให้บรรลุผล

ชีวิตคนเรานั้นสั้น.. ดูให้แน่ใจว่าคุณกำลังทำสิ่งที่สำคัญสำหรับคุณ หากคุณต้องการความช่วยเหลือเล็กน้อยต่อไปนี้เป็นแนวทางที่ยอดเยี่ยม: คู่มือขั้นสูงเพื่อจัดลำดับความสำคัญในการทำงานและชีวิตของคุณ (The Ultimate Guide to Prioritizing Your Work And Life)

3. อย่าผัดวันประกันพรุ่ง (Don’t Procrastinate)

ยิ่งรั้งรอ เลื่อนที่จะทำอะไรออกไปนานเท่าไหร่ ก็ยิ่งทำสิ่งนั้นสำเร็จได้ยากขึ้นเท่านั้น หากคุณต้องการให้ชีวิตของคุณตึงเครียดน้อยลงและเรียกร้องให้น้อยลง ฉะนั้นให้จัดการทำให้เป็นระบบและเป็นระเบียบโดยเร็วที่สุด การพยายามทำสิ่งต่างๆให้เสร็จโดยเร็วที่สุดจะช่วยลดภาระออกจากการทำในเวลาต่อมา

เพื่อเป็นการทดลอง ลองนึกถึงสิ่งหนึ่งที่คุณควรจัดระเบียบให้เป็นระบบในชีวิตของคุณ เขียนสิ่งนั้นออกมา จากนั้นจดบันทึกเมื่อไหร่ที่คุณทำได้และสิ่งที่คุณต้องทำให้เสร็จ หากคุณสามารถลงมือทำได้ในตอนนี้จงลงมือทำเลย!

หากคุณต้องการเคล็ดลับเพิ่มเติมเพื่อหยุดการผัดวันประกันพรุ่ง (procrastination) ลองดูที่คำแนะนำนี้: การผัดวันประกันพรุ่ง – คำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อหยุดการผัดวันประกันพรุ่ง (Procrastination – A Step-By-Step Guide to Stop Procrastinating)  จงอย่าผัดวันประกันพรุ่ง เก็บงานหรือสิ่งต่างๆ ไว้จนพอกพูนเป็นดินพอกหางหมู เมื่อนั้นการที่จะทำงานเหล่านั้นให้สำเร็จและมีประสิทธิภาพยิ่งยากขึ้น

4. เก็บทุกสิ่งให้เป็นระเบียบ มีที่จัดเก็บ (Give Everything a Home)

มันง่ายที่จะหลงทางถ้าคุณไม่มีบ้าน หรือที่อยู่ นั่นเหมือนกับการทำชีวิตของคุณให้เป็นระเบียบมีระบบนั้น หมายถึงการเก็บรักษาสิ่งต่างๆ ของคุณไว้ในสถานที่ที่เหมาะสม คนที่มีระเบียบและระบบ (organized people) จัดระเบียบเพื่อให้เป็นระบบโดยการจัดเก็บสิ่งต่างๆ อย่างถูกต้องเหมาะสมและมีการติดฉลากบนพื้นที่จัดเก็บ เพื่อให้สะดวกและง่ายต่อการค้นหา ด้วยการสร้างพื้นที่จัดเก็บที่เข้าถึงได้ง่ายสำหรับสิ่งที่คุณใช้ตลอดเวลา และอย่าให้พื้นที่จัดเก็บสิ่งต่างๆ ของคุณยุ่งเหยิง รุงรังไม่เป็นระเบียบ ใส่ความคิดสร้างสรรค์เกี่ยวกับการหาสถานที่สำหรับสิ่งต่างๆ นอกจากนี้ใน ห้ามติดฉลาก ป้ายชื่อ (label) พื้นที่จัดเก็บด้วยคำว่า "สิ่งของเบ็ดเตล็ด!" (miscellaneous)

เพื่อเป็นการทดลอง ลองเลือกสถานที่แห่งหนึ่งในบ้านที่คุณสามารถจัดระเบียบใหม่เพื่อให้เรียบร้อยเป็นระบบได้ หากมีรายการของที่กระจัดกระจาย ให้จัดกลุ่มสิ่งเหล่านั้นเข้าด้วยกันเป็นหมวดหมู่ ทันทีที่คุณได้จัดเรียงเพื่อแยกประเภททุกอย่างแล้ว ค้นหาหรือสร้าง "ที่อยู่" สำหรับรายการของที่คล้ายกันติดป้าย "ที่อยู่" ของสิ่งของเหล่านั้นและวางไว้ในสถานที่ที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่น กล่องเครื่องเขียนสำหรับใส่ปากา ดินสอควรอยู่ในตำแหน่งที่หยิบใช้ได้ง่าย ส่วนวัสดุพวกงานฝีมือที่ไม่ค่อยได้ใช้ก็จะถูกจัดเก็บไว้พ้นสายตา

 

5.  ขจัดความรกรุงรัง ยุ่งเหยิง..อย่างสม่ำเสมอ (Declutter Regularly)

การหาเวลาในแต่ละสัปดาห์เพื่อจัดระเบียบ  สำหรับคนที่มีระเบียบและมีความเป็นระบบสูงนั้นทำให้มั่นใจได้ว่าพวกเขาจะหาเวลาทุกสัปดาห์หรือมากกว่านั้นเพื่อจัดระเบียบสิ่งของให้เป็นระบบ ข้าวของ สิ่งของ ไม่ได้จัดระเบียบได้ด้วยตัวมันเอง สิ่งของเหล่านี้จำเป็นต้องจัดระเบียบใหม่ให้เรียบร้อยเป็นระบบอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ เพื่อเป็นการทดลองให้ดูที่ตารางกำหนดเวลา (schedule) ของคุณและหาเวลาที่จะจัดระเบียบให้เรียบร้อยเป็นระบบ จากนั้นลงมือดำเนินการ

 

6. เก็บเฉพาะสิ่งที่คุณต้องการ (Keep Only What You Need)

สิ่งที่เพิ่มเติมหมายถึงความยุ่งเหยิงมากขึ้น ผู้คนที่ดำเนินชีวิตแบบเป็นระเบียบจะรักษาสิ่งที่พวกเขาต้องการเท่านั้นและเป็นสิ่งที่พวกเขาต้องการจริงๆ การมีสิ่งต่างๆ น้อยลงนั้น หมายความว่าคุณจะพอใจกับสิ่งเหล่านั้นมากขึ้นและรู้สึกดีขึ้นเกี่ยวกับการใช้ทุกสิ่งที่เป็นของคุณ แทนที่จะปล่อยให้ครึ่งหนึ่งของสิ่งที่คุณเป็นเจ้าของเป็นที่เก็บสะสมเศษผง ฝุ่นละออง

คุณเคยรู้สึกเหมือนไม่มีพื้นที่เก็บข้าวของ สิ่งของทุกอย่างที่คุณมีหรือไม่?  คุณจึงควรจัดการเพื่อกำจัดและโละทิ้งบางสิ่งบางอย่างไปแทนที่จะเช่าพื้นที่เก็บของหรือข้อมูลหรือซื้อบ้านที่ขนาดใหญ่กว่าเดิม

เพื่อเป็นการทดลอง ให้จดบันทึกจำนวนสิ่งของที่คิดว่าคุณต้องการจริง ๆ จากนั้นเขียนรายการทุกสิ่งที่คุณเป็นเจ้าของ ถ้าหากจำนวนสิ่งของที่เป็นของคุณมีจำนวนเกินกว่าความต้องการในความคิดของคุณ ก็ถึงเวลาแล้วที่ต้องจัดระเบียบให้เรียบร้อยและเป็นระบบ

7. รู้ว่าควรทิ้งรายการใด (Know Where to Discard Items)

การทำทุกอย่างเท่าที่ทำได้เพื่อกำจัดสิ่งของ สิ่งของที่น้อยลงนั้นหมายถึง ความรกรุงรัง ยุ่งเหยิงน้อยลง ค้นหาสถานที่เพื่อกำจัดสิ่งของต่างๆ ของคุณไม่ว่าจะเป็นการบริจาคให้ร้านขายของมือสอง (thrift stores) ที่นำเงินที่ขายได้ไปบริจาคการกุศลอย่าง หรือการลงขายใน Craigslist หรือ eBay  หรือไปยังศูนย์รีไซเคิล หรือทำการขายของมือสอง

เพื่อเป็นการการทดลอง ลองเลือกพื้นที่ในบ้านของคุณเพื่อกำจัดเอาสิ่งของออก ผ่านชั้นวางของ ลิ้นชักและกล่องต่างๆ จัดสรรไว้ทุกสิ่งที่คุณพบว่าคุณไม่ต้องการ รวมสิ่งของไว้ด้วยกันที่อาจจะเก็บไว้ ซึ่งคุณสามารถตรวจสอบได้ในภายหลังและกองสิ่งของที่จะละทิ้งในตอนนี้ จากนั้นหาวิธีที่จะเอาสิ่งของเหล่านั้นออกไปที่ประตูทันที

 

8. อยู่ให้ห่างจากของที่ราคาถูกกว่าปกติ (Stay Away from Bargains)

เมื่อคุณได้เอาสิ่งของที่คุณไม่ต้องการออกไปแล้ว  คุณก็จะแทนที่ของเหล่านั้นเมื่อคุณเห็นสินค้าลดราคาหรือไม่? แทนที่จะซื้อสิ่งของที่มีราคาถูกกว่าปกติโดยไม่ต้องวางแผนล่วงหน้า  ให้เขียนสิ่งที่คุณต้องการแน่นอน และซื้อเฉพาะรายการเหล่านั้น คนที่มีระเบียบและระบบจะไม่ยอมจำนนต่อโฆษณาที่ชักนำให้หลงผิด รายการข้าวของที่ลดราคาจะสร้างความไม่เป็นระเบียบ กองระเกะระกะมากขึ้นเท่านั้น

เพื่อเป็นการทดลอง ให้ไปที่ห้างสรรพสินค้าโดยไม่มีเงิน เพียงแค่มองไปที่ทุกสิ่งที่ลดราคาซึ่งคุณต้องการและสามารถซื้อได้หากคุณนำกระเป๋าเงินมา หากคุณไม่พบสิ่งใดเลยก็เป็นสิ่งดีสำหรับคุณ และถ้าคุณทำลิสต์รายการ ให้เก็บรายการนั้น ผ่านไป  หากคุณยัง เดือนนำกลับมาดูใหม่ หากคุณยังต้องการมันก็ไว้ใจได้ที่จะซื้อ

 

 9. มอบหมายความรับผิดชอบให้ทำแทน (Delegate Responsibilities)

ชีวิตที่มีการจัดระเบียบให้เรียบร้อยเป็นระบบอย่างแท้จริงไม่ได้เต็มจนล้นไปด้วยความรับผิดชอบ การประชุมและกำหนดเวลาที่ต้องทำให้เสร็จ ที่จริงแล้วมันมีน้อย เนื่องจากสิ่งต่างๆ ที่สร้างความตึงเครียดได้รับการจัดระเบียบออกมา

เพื่อเป็นการทดลอง ให้ดูลิสต์ในการเรียงลำดับสิ่งต่างๆ ที่ต้องทำในแต่ละวันหรือที่เรียกว่า to-do list หรือทำขึ้นมาใหม่  เริ่มทำตาม to-do list และค้นหางานที่คุณสามารถเอาออกจากลิสต์ของคุณ หรือมอบให้กับบุคคลอื่นไปทำ ซึ่งจะทำให้ความตึงเครียดที่มีตอนนี้ที่ต้องทำสิ่งนั้นน้อยลงหากคุณต้องการมอบหมายงานให้คนอื่นไปทำอย่างมีประสิทธิภาพ อย่าพลาดเคล็ดลับสำคัญเหล่านี้จากลิงก์: The Careful Art of Delegation

10. ทำงานหนัก..เมื่อจำเป็น (Work Hard)

ใช้ความพยายามเพียงสักหน่อย จริงๆ แล้วควรใช้ความพยายามอย่างมากเมื่อจำเป็นทันทีที่คุณแบ่งงาน มอบหมายความรับผิดชอบและทำกำหนดการแล้ว จากนั้นคุณสามารถจัดระเบียบสิ่งที่คุณต้องทำให้เรียบร้อยเป็นระบบและเมื่อคุณทำสิ่งนั้นได้

การจัดระเบียบให้เรียบร้อยเป็นระบบไม่ได้เป็นเรื่องง่าย เป็นสิ่งที่ต้องการเพื่อให้คุณทำงานหนักด้วยการรับรู้ว่าเมื่อคุณทำงานหนักขึ้น คุณสามารถพอใจกับชีวิตในบ้านที่ไม่เกะกะยุ่งเหยิงได้ในภายหลัง ทำงานให้หนักขึ้น.. เมื่อคุณรู้สึกอยากยอมแพ้ในวันนี้

สิ่งที่สำคัญยิ่งกว่า คือการจดจำสิ่งที่คุณทำงานให้มีความหมายสำหรับคุณ และนี่คือวิธีที่คุณจะมีแรงบันดาลใจและมีความสุขทุกวัน ดูได้จากลิงก์: How to Get Motivated and Be Happy Every Day When You Wake Up

เรียนรู้จากเคล็ดลับการจัดระเบียบองค์กรเหล่านี้  ทำสิ่งเหล่านี้แต่ละข้อให้เป็นอุปนิสัยของคุณ ซึ่งในไม่ช้าคุณจะเป็นคนที่มีระเบียบและเป็นระบบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เคล็ดลับเพิ่มเติม..สำหรับองค์กร/การจัดระเบียบให้เป็นระบบที่ดีขึ้น จากลิงก์ต่างๆ ดังนี้

• How to Organize Your Thoughts: 3 Simple Steps to 10X Your Productivity
  
  
• How to Organize Your Life to Find More Time
  
  
• Wikify Your Life: How to Organize Everything
  
  
• 15 Best Organizing Tips For Office Organization and Getting More Done
  

Source:

lifehack.org/ Mar.5, 2020

By: Zachary Domes

https://www.lifehack.org/articles/productivity/how-organize-your-life-10-habits-really-organized-people.html