เทคนิคการใช้อีเมลทางธุรกิจอย่างมืออาชีพ….ที่คุณอาจไม่รู้

วันที่ 17 กันยายน 2564 - 9:45 น.


 

สวัสดีครับ ท่านผู้อ่านทุกท่านวันนี้ทางผู้เขียนมีเรื่องราวดีๆ มาแบ่งปันอีกเช่นเคย เป็นเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกับการทำงานในปัจจุบันนี้ นั่นคือเรื่อง “การใช้อีเมลทางธุรกิจอย่างมืออาชีพ” ที่หลายคนอาจจะข้องใจว่า “เอ๊ะ! มันเป็นเรื่องง่ายๆ ที่ใครก็ใช้เป็น…ทำไมต้องมาบอกด้วย” ความคิดนี้เกิดขึ้นแน่นอนรวมถึงผู้เขียนก็เคยคิดแบบนั้นเช่นกัน หลังจากนั้นผมจึงได้ลองศึกษาวิธีการใช้อีเมลอย่างหนักหน่วง จนได้พบว่ายังมีเทคนิคอีกมากมายที่เกี่ยวข้องกับการใช้อีเมลที่หลายคนอาจจะไม่รู้หรือมองข้ามไป และนี่ก็อาจจะเป็นอีกหนึ่งความแตกต่างกันระหว่างคนที่สามารถประสานงานได้อย่างยอดเยี่ยมหรือสามารถปิดการขายได้อย่างสม่ำเสมอจากการส่งอีเมล ถ้าใครที่อ่านมาถึงจุดนี้แล้วรู้สึกว่าตัวเองเป็นคนหนึ่งที่ยังไม่ได้รับผลลัพธ์ที่ดีมากนักจากช่องทางการส่งอีเมล ผมภูมิใจมากที่จะบอกว่า “ท่านโชคดีแล้วครับ….ที่ได้อ่านบทความนี้”

เพื่อเป็นการไม่เสียนาฬิกา เอ้ย! เสียเวลา เรามาเริ่มกันดีกว่าครับ สำหรับ 8 เทคนิคการใช้อีเมลทางธุรกิจอย่างมืออาชีพ มีข้อไหนที่คุณใช้อยู่บ้าง วันนี้ลองมาทบทวนไปพร้อมกัน หรือข้อไหนที่คุณยังไม่รู้ วันนี้จะได้รู้กลับไปอย่างแน่นอน ไปอ่านกันเลยครับ

เทคนิคที่ 1 : พลิกแพลงหัวเรื่อง
ปัจจุบันอีเมลกลายเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ใช้กันโดยทั่วไปสำหรับธุรกิจ แต่ว่าการใช้อีเมลอย่างมีประสิทธิภาพนั้นยังคงเป็นปริศนาอยู่ ซึ่งหากจะบอกว่า “ทักษะการใช้อีเมลเป็นตัวกำหนดคุณภาพของงานที่ส่งไป” ก็คงไม่ใช่คำพูดที่เกินจริงเลย ดังนั้น “การตั้งหัวข้ออีเมล” จึงเป็นสิ่งสำคัญมาก ถ้าจะให้พูดง่ายๆ คือถ้าคุณเป็นคนที่ได้รับอีเมลเยอะและมีหัวเรื่องเหมือนกันหมด แน่นอนว่าคุณคงดูผ่านๆ ไปหรือไม่ได้เปิดอีเมลอย่างจริงจัง เพราะไม่รู้ว่าอีเมลฉบับนั้นด่วนหรือสำคัญอย่างไร เพราะฉะนั้น “การพลิกแพลงหัวเรื่อง” จึงเป็นสิ่งที่สำคัญมาก ควรตั้งหัวเรื่องให้กระชับและใช้คำที่ชัดเจนซึ่งจะทำให้ผู้รับนั้นเข้าใจเจตนารมณ์และตอบกลับอย่างรวดเร็ว เช่น “X เกี่ยวกับการประชุม OO” หรืออาจจะเพิ่มวิธีดึงดูดด้วยการใส่ข้อความที่สะดุดตา เช่น กรุณาตอบกลับ หรือ ด่วนที่สุด เป็นต้น ในทางกลับกัน การใส่ข้อความเพื่อระบุนั้นว่าอีเมลมีความสำคัญมาก-น้อยเพียงใด ก็สามารถทำให้ผู้รับสัมผัสได้ว่าคุณที่เป็นผู้ส่งนั้น “ทำงานเป็น”

เทคนิคที่ 2 : ระบุผู้รับอย่างชัดเจน
ถ้าคุณส่งอีเมลถึงแค่บุคคลเดียวอาจจะไม่เป็นปัญหาเพราะอีเมลระบุชื่อโดยตรงอยู่แล้ว แต่ถ้าคุณส่งให้หลายคนด้วยการสำเนา (CC) ซึ่งหลายครั้งอีเมลแบบ CC ที่ส่งไปเกิดความสับสนว่าสิ่งที่ส่งมานั้นมีความความสำคัญกับเขาอย่างไร หรือแค่ส่งมาเพื่อให้รับทราบ ที่แย่สุดคือคิดว่าอาจส่งให้คนอื่น ดังนั้นเราควรระบุขึ้นต้นไปด้วยว่าใครบ้างที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับอีเมลฉบับนี้ เช่น ถึงทุกท่านเกี่ยวข้อง , ถึงทุกท่านแผนก... , ถึงหน่วย…และหน่วย… เป็นต้น ซึ่งจะช่วยให้ทุกคนที่ได้รับเปิดอ่านรายละเอียดอย่างครบถ้วนแน่นอนหากเป็นอีเมลที่เขามีส่วนเกี่ยวข้อง

เทคนิคที่ 3 : ใช้ Bcc อย่างมีประสิทธิภาพ
คุณต้องทำความเข้าใจก่อนว่าอีเมลที่คุณส่งกันอยู่ทุกวันนี้ คือ To สำหรับส่งให้ผู้รับคนเดียว และ CC สำหรับการส่งให้ผู้รับหลายคน แต่หลายคนอาจไม่รู้ รวมถึงทางผู้เขียนในตอนแรกด้วยว่ายังมีอีกแบบคือ Bcc ( Blind carbon copy ) ซึ่งหมายถึงการส่งสำเนาลับ วันนี้คุณรู้จักการใช้ Bcc กันบ้างหรือยังครับ
การใช้ Bcc มีสองกรณีคือ
1. ผู้ส่งไม่อยากให้ผู้รับเห็นว่าส่งให้ใครบ้าง (กรณีที่ผู้รับแต่ละคนไม่รู้จักกันควรใช้วิธีนี้)
2. ผู้รับมีหลายคนจึงใส่ทั้งหมดในช่อง Bcc ซึ่งทางผู้เขียนขออนุญาตเพิ่มเติมในส่วนของจุดประสงค์การใช้เทคนิคนี้
2.1 ป้องกันการตอบกลับข้อความแบบ Reply all ซึ่งการตอบอีเมลด้วย Reply All เป็นการเพิ่มจำนวนผู้รับอีเมลโดยไม่จำเป็น
2.2 ปกปิดเจตนาที่แท้จริง เวลาที่เราต้องการใช้อีเมลส่งในเรื่องที่ลำบากที่จะพูด อย่าง การตักเตือน เป็นต้น
2.3 หลีกเลี่ยงการแสดงรายชื่อผู้รับ ผู้รับคนอื่นๆ อาจนำรายชื่อผู้รับบางคนไปใช้ประโยชน์ที่อาจส่งผลกระทบตามมาได้ ซึ่งเป็นจุดบอดที่หลายคนคาดไม่ถึง
สรุปว่าการส่งแบบ Bcc นอกจากจะเป็นวิธีที่ช่วยเสริมสร้างการใช้อีเมลอย่างมีประสิทธิภาพแล้วยังสะท้อนถึงมารยาทของคุณด้วยในสายตาของผู้รับ

เทคนิคที่ 4 : เขียนข้อสรุปไว้ตอนต้น
มันคือวิธี “ แอนตี้ไคลแม๊กซ์ ” เหมาะมากสำหรับการส่งอีเมลทางธุรกิจที่ไม่ใช่ครั้งแรกกับลูกค้าคนนั้น และต้องมีความสุภาพในการทักทายอย่างเป็นทางการ ซึ่งมันจะช่วยให้ผู้รับไม่ต้องเกิดความหงุดหงิดรำคาญใจที่อ่านกว่าจะจบถึงจะเข้าใจว่าจดหมายต้องการจะสื่ออะไรและยังช่วยให้ผู้รับตัดสินใจระดับความสำคัญของอีเมลว่าควรทำสิ่งใดต่อทันที อย่างไรก็ตามคุณควรเขียนสอดเเทรกด้วยถ้อยคำที่สุภาพและมีมารยาทเพื่อให้อีเมลนั้นมีระดับและสร้างความพึงพอใจสูงสุดต่อผู้รับ

เทคนิคที่ 5 : เขียนเรียงเป็นข้อ
การเรียงเนื้อความในจดหมายให้เป็นข้อๆ ก็เป็นอีกหนึ่งเทคนิคที่ช่วยให้ผู้รับสามารถอ่านอีเมลของคุณได้สะดวกยิ่งขึ้น โดยมีเคล็ดลับใหญ่ๆ อยู่ 2 ข้อ สำหรับเทคนิคนี้
1. ต้องปรับภาษาในแต่ละข้อให้ตรงกัน หลักการง่ายๆ คือการใช้รูปแบบของสำนวนให้เหมือนกัน ถ้าจบประโยคด้วยคำนาม ทุกหัวข้อก็ควรจบด้วยคำนามเช่นกัน แล้วค่อยมุ่งสู่ประเด็นหลัก
2. ไม่เขียนหลายข้อเกินไป หากคุณเคยได้ยินเรื่องราว “มหัศจรรย์หมายเลข 7” เพราะมนุษย์โดยปกติทั่วไป สามารถจำเรื่องราวต่างๆ ได้คราวละ 7 สิ่ง เพราะถ้าหากมากเกินกว่านั้นอาจทำให้ประสิทธิภาพและการจดจำลดลงซึ่งเรื่องนี้ได้รับการพิสูจน์อย่างมากมายในวงการนักจิตวิทยา แต่ถ้าจำเป็นจริงๆ ที่ต้องเขียนมากกว่า 7 ข้อ คุณควรจัดหมวดหมู่แล้วแตกประเด็นหัวข้อย่อยลงไปอีกที

เทคนิคที่ 6 : ผู้รับอีเมลต้องเลื่อนเมาส์น้อยที่สุด
เพราะอีเมลที่ดีที่สุดคือ อีเมลที่ผู้รับไม่จำเป็นต้องเลื่อนเมาส์ลงมาอ่านข้อความยาวเหยียดเพื่อทำความเข้าใจ ซึ่งตัวผู้เขียนเองก็เป็นอย่างนี้เช่นกัน ดังนั้นจึงมีวิธีแก้ไข 2 ข้อที่จะช่วยให้อีเมลของคุณน่าอ่านยิ่งขึ้นและไม่ต้องเลื่อนเมาส์ลงมายาวๆ เพื่ออ่านให้จบ ซึ่งอาจจะสร้างความน่ารำคาญหรือจับประเด็นไม่ได้ให้แก่ผู้รับอีกต่อไป
- เขียนอย่างย่อ เขียนให้สั้น โดยคุณอาจจะใช้วิธีเขียนเรียงเป็นข้อหรือข้อบทสรุปไว้ตอนต้นก็ได้
- ไม่ขึ้นย่อหน้าใหม่โดยไม่จำเป็น เขียนแต่ละย่อหน้าให้จบความและความยาวแต่ละย่อหน้าไม่ควรต่างกันมาก
ซึ่ง 2 วิธีนี้จะช่วยทำให้ผู้รับไม่ต้องเสียเวลาเลื่อนเมาส์อ่านแค่เปิดก็เห็นเนื้อความทั้งหมด จะช่วยทำให้ผู้รับอยากอ่านอีเมลของคุณและงานคุณจะคืบหน้าเร็วขึ้นอย่างแน่นอน

เทคนิคที่ 7 : เน้นเขียนข้อความเชิงรุก
อีกหนึ่งปัญหาโลกแตกของการส่งอีเมลทางธุรกิจที่สร้างความลำบากแก่ผู้ส่งก็คือ ถ้าไม่ส่งอีเมลตามงานเรื่อยๆ งานก็ไม่คืบหน้า และการที่ต้องคอยส่งอีเมลกลับไปกลับมาซึ่งเหมาะกับการสนทนาต่อหน้า แต่จะปวดหัวมากถ้าเป็นการโต้ตอบกันผ่านทางอีเมล ดังนั้นคุณจึงต้องเรียนรู้ที่จะเน้นอีเมลข้อความเชิงรุกที่ช่วยให้คุณส่งและตอบกลับในรอบเดียว
ตัวอย่างเช่น
“คุณสมชาย สัปดาห์หน้าพอจะมีเวลาว่างไหมครับ พอดีทางผมอยากจะปรึกษาเรื่อง xx ถ้าเป็นไปได้ผมขอเป็นวันพุธ ใช้เวลาประมาณ 1 ชั่วโมง ภายในช่วงเวลา 10.00 - 16.00 น. เดี๋ยวผมไปพบที่สำนักงานคุณนะครับ สะดวกอย่างไรรบกวนแจ้งเวลาด้วยครับ ขอบคุณครับ”
ซึ่งวิธีนี้จะช่วยให้คุณลดขั้นตอนการตอบอีเมลที่คอยกวนใจและสามารถทำงานได้สะดวกรวดเร็วมากขึ้นอีกด้วย

เทคนิคที่ 8 : ตอบอีเมลทันทีที่เปิดอ่าน
จริงอยู่ที่อีเมลเป็นเครื่องมือสื่อสารที่อำนวยความสะดวกแก่ผู้ส่งและผู้รับ แต่คุณเองก็เคยใช่ไหมครับที่ตอบล่าช้าหรือลืมตอบอีเมลไปเสียดื้อๆ โดยปกติหลายท่านอาจมีวิธีตอบกลับอีเมลที่แตกต่างกันไม่ว่าจะเป็น การเก็บในแฟ้มรอดำเนินการ หรือ ใช้ธงเตือน แต่เชื่อไหมว่ามีวิธีที่ง่ายกว่านั้นคือ “การตอบอีเมลทันทีที่เปิดอ่าน” มีอีเมลกว่าครึ่งที่คุณสามารถตอบได้ทันทีโดยที่ไม่มีเหตุผลอะไรที่คุณจะเก็บไว้ตอบทีหลังเมื่อคุณได้รับสิ่งที่คุณควรทำคือแค่รวบรวมสติและตอบโดยทันที แต่หากมีกรณีอื่นที่เราไม่สามารถตอบอีเมลได้ทันที อาจติดโทรศัพท์หรือธุระสำคัญอื่นอยู่ เราสามารถเปิดหน้านั้นค้างไว้แล้วค่อยมาตอบก็ได้ สุดท้ายคุณต้องจำไว้อย่างหนึ่งจะมีเคสที่คุณต้องทิ้งไว้ก่อนถ้าคุณได้รับมาตอนที่คุณอยู่ในสภาพที่อารมณ์ไม่ปกติเพื่อป้องกันความผิดพลาดการตอบอีเมลที่จะเกิดขึ้นตามมาได้

เยี่ยมไปเลยใช่ไหมครับสำหรับบทความวันนี้ ท่านผู้อ่านท่านไหนใช้เทคนิคนี้ครบและทำอย่างสม่ำเสมอบ้างครับ ถ้าครบทางผู้เขียนขอปรบมือให้เลยครับ แต่ถ้าท่านไหนยังขาดอยู่อย่าลืมนำเทคนิคเหล่านี้ไปใช้กันนะครับ คุณจะเป็นมือโปรด้านการใช้อีเมลเพื่อธุรกิจอย่างแน่นอน
พบกันใหม่คราวหน้า ถ้าชอบฝากติดตามหรือส่งให้คนที่คุณรักด้วยนะครับ

SOURCE :

กันยายน 17, 2021 


By สิบทิศ Ignite Thailand